Dieser Blog richtet sich bewusst an Geschäftsführer, Firmeninhaber und Führungskräfte. Nicht, um mit dem Finger auf Fehler zu zeigen. Sondern um sie möglichst früh zu verhindern.

Es ist Anfang Oktober und Weihnachten steht schon vor der Tür. Haben Sie Ihre Weihnachtsfeier schon gebucht?

Wenn ja: Wie sind Sie dabei vorgegangen? Haben Sie darüber nachgedacht, was Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirklich wichtig ist? Wer kümmert sich in Ihrem Unternehmen um die Planung? Und hat diese Person neben ihrem eigentlichen Beruf überhaupt genügend Zeit dafür?

Denn eine Weihnachtsfeier ist mehr als gutes Essen, ein paar Getränke und Musik. Sie ist ein Dankeschön an Ihr Team. Und Ihre Mitarbeiter merken sehr genau, ob dieser Abend wirklich für sie geplant wurde, oder ob er nur ein weiterer Pflichttermin im Firmenkalender ist.

Aus unserer Erfahrung sind es vor allem diese sieben Fehler, die immer wieder passieren.

1. Die Feier wird geplant, ohne an das Team zu denken

Oft entscheidet eine kleine Runde darüber, was „sicher allen gefällt“. Natürlich können Sie nicht jeden Wunsch erfüllen. Aber Sie sollten wissen, für wen Sie planen.

Wie setzt sich Ihr Team zusammen? Was passt zu Ihrer Unternehmenskultur? Wollen Ihre Mitarbeiter tanzen, miteinander reden oder gemeinsam etwas erleben? Was wird serviert? Es sind so viele Details, die den Erfolg einer Weihnachtsfeier ausmachen können.

Wertschätzung zeigt sich nicht darin, möglichst viel Geld auszugeben. Sie zeigt sich darin, dass Ihre Mitarbeiter spüren: Dieser Abend wurde für uns gemacht.

2. Die Planung beginnt zu spät

„Wir kümmern uns im Herbst darum.“

Viele denken, für eine Weihnachtsfeier im Dezember klingt das rechtzeitig. Für beliebte Termine, besondere Locations und gute Dienstleister ist es aber oft zu spät.

Wer spät beginnt, sucht nicht mehr nach der besten Lösung. Er nimmt, was noch verfügbar ist. Der Wunschtermin ist vergeben, die Location liegt weiter entfernt oder der passende DJ hat bereits einen anderen Auftrag.

Termin, Gästezahl, Budgetrahmen und die gewünschte Richtung sollten deshalb früh geklärt werden. Die Details können danach immer noch entwickelt werden.

3. Die Organisation wird einfach in der Firma zugeteilt

Häufig übernimmt eine Assistentin, jemand aus dem Marketing oder eine Mitarbeiterin aus dem Personalbereich die Weihnachtsfeier – zusätzlich zu allen anderen Aufgaben, die sie täglich hat.

Dabei wird unterschätzt, wie viel Zeit eine professionelle Planung tatsächlich benötigt: Locations vergleichen, Angebote einholen, Rückfragen beantworten, Menü und Technik abstimmen, Teilnehmer verwalten und den Ablauf koordinieren.

Fragen Sie sich deshalb ehrlich: Hat die beauftragte Person ausreichend Zeit dafür? Besitzt sie die notwendige Erfahrung? Und soll sie am Abend selbst mitfeiern, oder permanent für Dienstleister und Kollegen erreichbar sein?

Eine Weihnachtsfeier nebenbei zu organisieren, funktioniert nur, solange nichts Unvorhergesehenes passiert.

4. Niemand klärt, was die Feier bewirken soll

Soll Ihre Weihnachtsfeier einfach ein gemütlicher Jahresabschluss sein? Möchten Sie Ihrem Team Danke sagen, Erfolge feiern oder neue Mitarbeiter besser integrieren?

Diese Frage beeinflusst den gesamten Abend.

Fehlt ein klares Ziel, werden einzelne Bausteine gebucht, weil sie für sich gut klingen: eine Fotobox, ein Showact, eine Tombola und vielleicht noch ein Teambuilding. Am Ende ist viel passiert, aber nichts hat richtig zusammengepasst.

Nicht jede Feier braucht ein großes Motto. Aber sie braucht eine Idee davon, wie sich der Abend anfühlen soll und was Ihre Mitarbeiter davon mitnehmen sollen.

5. Die Location wird nach schönen Bildern ausgewählt

Auf den Fotos sieht alles perfekt aus. Erst später zeigt sich, dass die Garderobe zu klein ist, die Bar ungünstig liegt oder die Musik wegen der Nachbarn früh beendet werden muss.

Eine Location muss nicht nur gut aussehen. Sie muss funktionieren.

Wie kommen Ihre Mitarbeiter hin und wieder sicher nach Hause? Wo entstehen Wartezeiten? Passt die Akustik? Gibt es genügend Platz für Catering, Technik und Programm? Und kann die gewünschte Atmosphäre dort überhaupt entstehen?

Die richtige Location muss alle Anforderungen erfüllen, um Ihrer Feier gerecht zu werden. Und das soll die Assistentin entscheiden?

6. Das Budget wird an den falschen Stellen eingesetzt

Location, Essen und Getränke sind kalkuliert. Und plötzlich wird die Feier deutlich teurer als gedacht. Denn dann kommen Technik, Licht, Mobiliar, Personal, Musik, Dekoration, Reinigung und Transport dazu.

Ein hohes Budget garantiert noch keine gute Weihnachtsfeier. Entscheidend ist, wie es eingesetzt wird. Eine teure Location bringt wenig, wenn danach bei Personal, Licht oder einem reibungslosen Ablauf gespart werden muss.

Deshalb sollte von Anfang an der gesamte Abend betrachtet werden. Wo entsteht für Ihre Mitarbeiter ein echter Mehrwert? Und welche Ausgabe klingt zwar beeindruckend, trägt aber wenig zur Stimmung bei?

7. Am Abend selbst ist niemand für das Ganze verantwortlich

Das Restaurant kümmert sich um das Essen. Der Techniker um den Ton. Der DJ um die Musik.

Aber wer behält den gesamten Abend im Blick?

Wer reagiert, wenn sich der Empfang verzögert, eine Rede länger dauert oder ein Shuttle ausfällt? Wer stimmt Catering, Technik und Programm aufeinander ab?

Fehlt eine klare Veranstaltungsleitung, landet diese Aufgabe meistens bei jener Person, die intern organisiert hat. Sie telefoniert, beantwortet Fragen und löst Probleme – während alle anderen feiern.

Genau deshalb braucht es jemanden, der alle Bereiche verbindet, Entscheidungen trifft und bereits einen Plan B hat, bevor er gebraucht wird.

Und? Ist Ihre Weihnachtsfeier wirklich gut vorbereitet?

Nicht jede Weihnachtsfeier braucht eine Eventagentur. Ein gemeinsames Essen mit 15 Personen lässt sich meistens gut intern organisieren.

Je größer das Team, je höher die Erwartungen und je mehr Partner beteiligt sind, desto sinnvoller wird professionelle Unterstützung. Das muss nicht immer die komplette Organisation sein. Manchmal reicht Hilfe bei der Location, beim Konzept oder bei der Koordination am Veranstaltungstag.

Wir möchten Sie mit diesem Blog vor allem zu einer Frage bringen:

Können Ihre Mitarbeiter den Abend genießen? Und kann es auch die Person, die ihn für Sie organisiert? Wenn Sie hier zögern, sollten wir darüber sprechen!

Denn eine Weihnachtsfeier ist nicht einfach der letzte Termin des Jahres. Sie ist eine Gelegenheit, Ihrem Team ehrlich Danke zu sagen. Und diese Gelegenheit sollten Sie nicht dem Zufall überlassen.

Dafür verwandelten wir das Industrieloft im Gusswerk innerhalb von 24 Stunden in eine stylische Eventlocation mit futuristischen Akzenten. Technik, Mobiliar und Dekoration – alles musste extra aufgebaut und aufeinander abgestimmt werden. Das Ergebnis war eine Atmosphäre, in der sich die Gäste vom ersten Moment an wohlfühlen konnten.

Live-Jazzmusik begleitete den Beginn des Abends und führte die Gäste über zum Showact: Alex Dowis, bekannt durch „America’s Got Talent“. Mit seiner atemberaubenden Light-Art-Show machte er aus Licht und Bewegung ein Erlebnis, das die Gäste in seinen Bann zog.

Auch die Kulinarik bekam ihren eigenen Platz im Konzept. Ein Catering mit internationalem Flair brachte Vielfalt auf den Tisch und lud die Gäste ein, sich Zeit zu nehmen und zu Genießen.

Unsere Aufgabe reichte von der Umgestaltung des Lofts und dem Kulinarikkonzept bis zur Eventleitung vor Ort. Wir stimmten die einzelnen Programmpunkte aufeinander ab und sorgten dafür, dass Präsentation, Show, Musik und Kulinarik als ein gemeinsamer Abend funktionierten.

So wurde aus dem Kundensommerfest ein passender Auftakt für conovas neuen Auftritt und ein Fest, bei dem vor allem die Gespräche im Mittelpunkt standen.

Bei einer Veranstaltung geht das nicht.

Wenn die Gäste vor der Tür stehen, beginnt der einzige Durchlauf, den wir haben. Was jetzt passiert, passiert live. Der Empfang kann nicht am nächsten Tag freundlicher gestaltet werden. Eine Rede, die niemand verstanden hat, lässt sich nicht noch einmal halten. Und wenn 200 Gäste zu lange auf ihr Essen warten, hilft es wenig, wenn wir am nächsten Tag schneller wären.

Das klingt hart. Ist aber genau das, was unsere Arbeit ausmacht.

Ein Event kennt keine Wiederholungstaste

Veranstaltungen sind kompakt. Wochen oder Monate der Vorbereitung verdichten sich auf wenige Stunden. In dieser kurzen Zeit muss vieles gleichzeitig funktionieren: Location, Catering, Technik, Programm, Personal, Künstler und Transfers.

Dabei nehmen Gäste eine Veranstaltung nicht in einzelnen Gewerken wahr. Sie unterscheiden nicht zwischen Agentur, Caterer, Techniker oder Künstler. Für sie ist es ein gemeinsames Erlebnis.

Wenn das Mikrofon ausfällt, ist nicht „die Technik“ schuld. Wenn der Bus zu spät kommt, war nicht „der Transferdienstleister“ das Problem. In Erinnerung bleibt: Die Veranstaltung war schlecht organisiert.

Genau deshalb dürfen wir uns nicht darauf verlassen, dass es irgendwie funktionieren wird.

Perfektion beginnt lange vor dem Veranstaltungstag

Ein gelungenes Event entsteht nicht erst dann, wenn die ersten Gäste eintreffen, sondern lange vorher. In Gesprächen, Besichtigungen, Ablaufplänen und in unzähligen kleinen Entscheidungen, die später niemand bemerkt.

Die beste Organisation bleibt für Gäste meist unsichtbar. Sie merken nur, dass alles selbstverständlich wirkt: Der Empfang läuft ohne Stau. Die Garderobe ist vorbereitet. Das Licht passt. Die Musik beginnt im richtigen Moment. Das Essen kommt dann, wenn es kommen soll. Ansprechpartner sind da, bevor jemand nach ihnen suchen muss.

Was leicht aussieht, ist selten leicht entstanden.

Dafür müssen wir früh genug die richtigen Fragen stellen. Wie bewegen sich die Gäste durch die Location? Was passiert bei Regen? Reicht die Stromversorgung wirklich aus? Wie lange dauert ein Umbau tatsächlich? Wo wartet der Künstler? Wer entscheidet, wenn sich der Zeitplan verschiebt? Und was machen wir, wenn genau der Lieferant ausfällt, auf den gerade alle warten?

Das sind keine nebensächlichen Details. Genau dort entscheidet sich, ob eine Veranstaltung funktioniert.

Ein Ablaufplan allein reicht nicht

Natürlich braucht jedes professionelle Event einen durchdachten Ablauf. Aber Papier löst noch keine Probleme.

Entscheidend ist, dass alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben. Zuständigkeiten müssen eindeutig sein. Dienstleister müssen ihre Schnittstellen kennen. Technik, Catering und Programm dürfen nicht nebeneinander arbeiten sondern nebeneinander.

Und es braucht Zeitreserven.

In der Realität dauert ein Einlass vielleicht länger als gedacht. Eine Rede überzieht. Ein Shuttle steht im Verkehr. Wer einen Ablauf ohne Spielraum plant, plant bereits die erste Verspätung mit ein.

Erfahrung zeigt sich nicht daran, dass jemand einen schönen Zeitplan schreiben kann. Sie zeigt sich daran, dass dieser Zeitplan auch unter echten Bedingungen funktioniert.

Wir denken immer auch an Plan B

Niemand kann jedes Risiko ausschließen. Das Wetter lässt sich nicht verhandeln. Strom kann ausfallen. Menschen können krank werden. Lieferungen können sich verspäten.

Die Frage lautet dann: Was tun wir, wenn es anders kommt, als geplant?

Gibt es eine Schlechtwettervariante, die tatsächlich vorbereitet ist, oder nur die vage Hoffnung, dass es trocken bleibt? Steht ein Ersatzmikrofon bereit? Gibt es eine alternative Zuspielmöglichkeit für wichtige Präsentationen? Kann das Catering reagieren, wenn kurzfristig mehr Gäste erscheinen? Wissen alle, wer im Ernstfall eine Entscheidung trifft?

Ein Plan B soll nicht erst entstehen, wenn Plan A gerade scheitert. Dann ist es meistens zu spät.

Kontrolle ist kein Misstrauen

Wir kontrollieren Dinge lieber einmal zu viel. Nicht, weil wir unseren Partnern nicht vertrauen. Sondern weil wir wissen, wie schnell ein kleines Missverständnis große Auswirkungen haben kann.

Ist die vereinbarte Bühne wirklich in der richtigen Größe aufgebaut? Sind alle Allergien beim Catering angekommen? Liegt die aktuelle Präsentation auf dem richtigen Rechner? Wurde die Ankunftszeit des Künstlers bestätigt? Ist die Beschilderung dort, wo Gäste sie tatsächlich brauchen?

Sätze wie „Das wird schon passen“ machen uns bei Veranstaltungen eher nervös.

Wir wollen nicht glauben, dass es passt. Wir wollen es wissen.

Und wenn trotzdem etwas schiefgeht?

Auch bei bester Vorbereitung kann etwas passieren. Entscheidend ist dann, wie damit umgegangen wird.

Zuerst gilt: ruhig bleiben. Hektik überträgt sich sofort auf Mitarbeiter, Dienstleister und irgendwann auch auf die Gäste. Das Problem muss schnell eingeschätzt werden. Was ist gerade wirklich wichtig? Welche Auswirkungen hat es auf den weiteren Ablauf? Wer kann entscheiden? Und welche Lösung ist jetzt realistisch?

Nicht jede Panne muss öffentlich erklärt werden. Vieles lässt sich hinter den Kulissen auffangen, ohne dass die Gäste überhaupt etwas davon bemerken. Dann wird ein Programmpunkt verschoben, die Moderation überbrückt ein paar Minuten oder das Catering zieht einen anderen Teil des Ablaufs vor.

Genau dafür ist eine erfahrene Veranstaltungsleitung vor Ort. Erfahrung heißt in solchen Momenten nicht, dass man keine Probleme mehr hat. Sondern dass man die meisten davon schon einmal gesehen hat und weiß, wie reagiert wird, ohne erst lange nachdenken zu müssen.

Wenn ein Problem allerdings nicht unbemerkt gelöst werden kann, hilft keine Ausrede. Dann braucht es eine klare, ehrliche Information – kurz, ruhig und mit einer Lösung. Gäste akzeptieren vieles, wenn sie das Gefühl haben, dass sich jemand kümmert. Was sie deutlich weniger verzeihen, sind Chaos, Schuldzuweisungen und das Gefühl, dass niemand verantwortlich ist.

Professionelle Eventplanung bedeutet Verantwortung

Für uns endet die Arbeit nicht mit einem schönen Konzept oder der Buchung einiger Dienstleister. Wir tragen Verantwortung dafür, dass aus vielen Einzelteilen ein funktionierender Abend wird.

Dazu gehört auch, Entscheidungen zu treffen. Manchmal sehr schnell. Einzugreifen, bevor aus einer kleinen Abweichung ein echtes Problem wird.

Denn unsere Kunden haben viel investiert: Geld, Zeit, Vertrauen und ihren eigenen Namen. Bei einem Firmenjubiläum, einer Produktpräsentation oder einer Weihnachtsfeier steht immer auch das Unternehmen selbst auf der Bühne.

Am Ende erinnert sich niemand an den Ablaufplan

Die Gäste werden später nicht darüber sprechen, wie viele Abstimmungsgespräche geführt wurden. Sie erinnern sich an die Atmosphäre. An einen besonderen Moment. An gute Gespräche, überraschende Details und an das Gefühl, wirklich willkommen gewesen zu sein.

Genau das ist das Ziel.

Wir haben nur eine einzige Chance, diesen Moment entstehen zu lassen. Deshalb planen wir voraus, kontrollieren genau und sind am Veranstaltungstag dort, wo wir gebraucht werden.

Denn nachbessern können wir morgen nicht mehr. Aber heute können wir alles dafür tun, dass es gar nicht nötig wird.

Anlässlich der Kollektionspräsentation 2027 von Luis Trenker durften wir im Gusswerk Salzburg ein exklusives Meet & Greet mit Philipp Hochmair ausstatten und kulinarisch begleiten. 

Mit Luis Trenker verbindet uns nicht nur eine langjährige Zusammenarbeit, sondern inzwischen auch eine echte Freundschaft. Umso schöner war es, wieder Teil dieses besonderen Abends zu sein.

Bei einem entspannten Aperitivo trafen Mode, Kultur und Südtiroler Lebensgefühl aufeinander. Live-Musik, gute Gespräche und ein kleines, sorgfältig abgestimmtes Catering sorgten für einen Rahmen, der bewusst persönlich und ungezwungen blieb.

Philipp Hochmair, bekannt als gefeierter Jedermann-Darsteller, nahm sich Zeit für die Gäste und machte die Begegnung zu etwas Besonderem. Kein großes Bühnenprogramm, keine aufwendige Inszenierung. Dafür Nähe, Persönlichkeit und viele schöne Gespräche.

Unsere Aufgabe war es, die Location passend auszustatten und den Abend mit einem südtirolerischen Catering zu begleiten. 

Zurückhaltend, hochwertig und so, dass alles zu Luis Trenker, zur neuen Kollektion und zum Charakter der Veranstaltung passte.

Ein großartiger Sommerabend, der wieder einmal gezeigt hat: Die Größe eines Events sagt wenig darüber aus, wie besonders es wird.

Fotos: wildbild

Das Dilemma der unregelmäßigen Veranstaltung

Firmenevents haben eine unangenehme Eigenschaft: Sie fallen unregelmäßig an. Zu selten, um intern echte Expertise aufzubauen – aber aufwendig genug, um über Wochen Zeit und Kapazität zu binden, sobald sie anstehen. Wer einmal im Jahr eine Weihnachtsfeier plant, wird darin nie so routiniert wie jemand, der das jede Woche macht. Das ist keine Frage von Talent, sondern von Übung. Und genau diese Übung fehlt zwangsläufig, wenn ein Event eine Ausnahme im Kalender bleibt.

Das Ergebnis dieses Dilemmas ist fast immer eine von zwei Optionen – und beide sind unbefriedigend. Entweder bleibt das Tagesgeschäft liegen, weil sich Mitarbeiter:innen wochenlang mit Angeboten, Lieferantenkoordination und Detailfragen beschäftigen, die eigentlich nicht ihr Fachgebiet sind. Oder das Event wird nebenbei mitorganisiert und bleibt dadurch halbherzig: Details werden übersehen, Deadlines rutschen, und am Ende merkt man dem Ergebnis an, dass es unter Zeitdruck und ohne Spezialwissen entstanden ist.

Der Denkfehler bei der Kostenrechnung

Viele Unternehmen rechnen beim Thema Eventagentur nur eine Zahl: Das Honorar. Was dabei häufig fehlt, ist die Gegenrechnung. Wenn eine Marketingmitarbeiterin zwei Wochen lang überwiegend mit Locationanfragen, Angebotsvergleichen und Cateringabstimmungen beschäftigt ist, kostet das genauso echtes Geld – nur dass diese Kosten in keiner Rechnung auftauchen, sondern in liegengebliebenen Projekten und aufgebauten Überstunden. Dazu kommt das Risiko teurer Anfängerfehler: ein zu klein kalkuliertes Zeitfenster, eine unterschätzte Zimmeranzahl, eine Technik, die am Veranstaltungstag doch nicht ausreicht. Externe Expertise ist in solchen Fällen oft nicht die teurere, sondern die günstigere Variante – nur eben unsichtbarer in der Buchhaltung.

Know-how ist kein Nice-to-have, sondern die eigentliche Absicherung

Der größte unsichtbare Kostenfaktor ist nicht die gebundene Zeit allein, sondern das fehlende Erfahrungswissen dahinter. Eine Agentur wie wir hat nicht nur ein Event pro Jahr und kennt dadurch die typischen Stolperfallen, bevor sie zum Problem werden: die Cateringmenge, die bei 150 Gästen plötzlich doch nicht reicht, das Technik-Setup, das ohne Backup ausfällt, die Location, die auf dem Papier ideal wirkt, aber bei Schlechtwetter keinen überdachten Bereich bietet. Dieses Wissen entsteht ausschließlich durch Erfahrung. Ein internes Team, das ein Event pro Jahr organisiert, kann diesen Erfahrungsvorsprung in zwei Wochen Vorbereitung nicht aufholen, unabhängig davon, wie engagiert es ist. Es weiß schlicht nicht, wonach es fragen müsste.

Wenn das Event nicht funktioniert, ist das Budget einfach weg

Hier liegt der eigentliche Unterschied zu vielen anderen unternehmerischen Investitionen: Eine Marketingkampagne, die nicht optimal läuft, lässt sich nachjustieren oder liefert zumindest Daten für den nächsten Anlauf. Ein Event, das am Veranstaltungstag nicht funktioniert, ist dagegen unwiederbringlich vorbei. Location, Catering, Technik, die gebundene Zeit Ihres Teams – all das ist bezahlt, unabhängig davon, ob Ihre Gäste einen gelungenen oder einen enttäuschenden Abend erlebt haben. Es gibt keine zweite Chance und keinen Nachbesserungslauf.

Genau deshalb braucht jedes Event einen echten ROI: Es muss die Ziele erreichen, für die es überhaupt stattfindet – Kundenbindung, Teammotivation, ein bestimmtes Markenbild. Ein Event, das handwerklich schiefgeht, liefert diesen ROI schlicht nicht, egal wie gut die ursprüngliche Idee war. Das eingesetzte Geld ist dann nicht etwa schlecht investiert, sondern faktisch verloren. Diesen Totalausfall können sich die wenigsten Unternehmen leisten, gerade wenn das Budget ohnehin knapp kalkuliert ist. Erfahrung und eingespielte Prozesse sind in diesem Sinn weniger ein Komfortfaktor als eine Versicherung gegen genau dieses Risiko.

Ab wann sich eine externe Eventagentur wirklich lohnt

Als Faustregel gilt: Je seltener ein Event stattfindet, je höher die Erwartungen an das Ergebnis sind und je knapper die internen Kapazitäten daneben sind, desto klarer spricht das für externe Unterstützung. Konkret lohnt sich der Blick nach außen, wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Ihre Veranstaltung findet ein- bis zweimal im Jahr statt und es gibt niemanden im Team, für den Eventplanung zum Kerngeschäft gehört.
• Kund:innen, Partner oder die Presse sind vor Ort – das Event hat also direkten Einfluss auf Ihr Image.
• Ihr Team soll am Tag selbst tatsächlich Gastgeber sein oder feiern können, statt im Hintergrund Technik und Catering zu koordinieren.
• Ihnen fehlt der Zugang zu einem verlässlichen Netzwerk aus Dienstleistern, Caterern und Technikpartnern.
• Die letzte intern organisierte Veranstaltung hat mehr Nerven gekostet, als sie wert war.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Eine Eventagentur zu engagieren bedeutet nicht, dass Sie die Kontrolle abgeben. Es bedeutet, dass Sie eine Aufgabe, die selten genug ist, um sie nicht selbst meistern zu müssen, an jemanden übergeben, der genau darauf spezialisiert ist. Ihr Team bleibt für das zuständig, wofür es eigentlich da ist. Und die Veranstaltung wird zu dem, was sie eigentlich sein sollte: nicht ein weiteres Projekt neben dem Tagesgeschäft, sondern das i-Tüpfelchen obendrauf.

Wenn Sie sich in einem der genannten Punkte wiedererkennen, sprechen wir gerne unverbindlich darüber, wie viel oder wie wenig Unterstützung für Ihre nächste Veranstaltung tatsächlich sinnvoll ist.

Wie gut sind Sie wirklich vorbereitet?

Sie sind bis hierher gekommen. Vermutlich, weil Sie gerade selbst überlegen, Ihr nächstes Event in die eigene Hand zu nehmen. Dann testen Sie sich jetzt: Beantworten Sie unsere 23 einfache Ja/Nein-Fragen und Sie wissen in wenigen Minuten, wie viele blinde Flecken in Ihrer Planung noch stecken. Ob Sie danach mit uns sprechen oder allein weitermachen, entscheiden Sie selbst. Klarheit kostet Sie nichts.

1. Helix – High-Tech mit perfekter Anbindung

Im Helix steht Ihnen eine der modernsten Eventlocations Salzburgs zur Verfügung: 800 m² Veranstaltungsfläche bei 9 Metern Raumhöhe, dazu eine Samsung-LED-Wall (3,84 x 2,16 m) und ein Bose-Audiosystem, das jede Präsentation und jede Feier akustisch trägt. Der Saal fasst neben den Präsentationsflächen bis zu 200 Personen in Seminarbestuhlung oder 150 in Galabestuhlung – ideal für Produktpräsentationen, Sommerfeste mit Show-Charakter oder große Firmenevents. Ergänzt wird die Location durch einen Besprechungsraum für 24 Personen und einen flexibel nutzbaren Projektraum. Auch die Rahmenbedingungen stimmen: direkt an der A1 bei der Ausfahrt Salzburg Klessheim, fünf Minuten zum Flughafen, zehn zur Altstadt, mit Tiefgarage für 260 Fahrzeuge inklusive E-Ladestationen. Wer möchte, checkt direkt im hauseigenen Hotel „The Passenger“ von Marriott Tribute Portfolio ein. Gerne übernehmen wir auch die Zimmerbuchungen für Sie.

2. Design Loft im Gusswerk – Industrie-Charme mit stilvoller Note

Im Gusswerk, der über 100 Jahre alten ehemaligen Glockengießerei am Salzburger Stadtrand, haben wir mit dem Design Loft eine Location, die alte Industriearchitektur mit edlem Design verbindet: Ziegel, Holz und Stahl treffen auf durchdachte Beleuchtung und flexible Raumzonen. Die Location bietet Platz für bis zu 250 Personen, ist in einzelne Bereiche abtrennbar und eignet sich damit sowohl für ein exklusives Sommerfest als auch für ein entspanntes After-Work-Networking. Cateringbereich, Barbereich und ein eigener Außenbereich sind vorhanden, die Location ist barrierefrei und voll klimatisiert. Auch an heißen Sommertagen ein Vorteil. Direkt vor der Tür stehen 150 kostenlose Parkplätze, auch für Reisebusse zu Verfügung.

3. Salzburger Eventalm auf der Zistel – Almflair mit Blick über die Stadt

Auf der Zistelalm am Gaisberg erwartet Sie echtes Almfeeling kombiniert mit professioneller Eventinfrastruktur: knapp 400 m² Fläche für bis zu 250 Personen, zusätzlich eine Galerie für 50 weitere Gäste, dazu ein großzügiger Außenbereich mit Bar und einem der schönsten Ausblicke über Salzburg. Die Location verfügt über eine eigene Cateringküche, sämtliche Stromanschlüsse für professionelle Eventtechnik und eine Tanzfläche. Perfekt für Teamevents, ein BBQ mit Live-Cooking oder einen entspannten Sommerabend, der bis 1:30 Uhr dauern darf. Ausreichend Parkplätze direkt vor der Location, auch für Reisebusse, machen die Anreise unkompliziert..

4. Bellevue Alm – Bergpanorama und 600 Jahre Geschichte

Ein Sommerfest der besonderen Art erwartet Sie auf der Bellevue Alm hoch über Bad Gastein, auf 1.265 Metern Almhöhe. Die „Mutter aller Hütten“ war bereits in den 1970er-Jahren Treffpunkt des internationalen Jetsets und wurde seither sorgsam restauriert. Der Weg dorthin führt mit dem privaten Einer-Sessellift – ein Erlebnis, das schon vor dem eigentlichen Fest für Gesprächsstoff sorgt. Oben angekommen, erwarten Sie bis zu 160 Sitzplätze, ein Alm-Badeteich mit Sonnenwiese für den Sommer sowie eine mit 93 Falstaff-Punkten ausgezeichnete Küche – vom klassischen Buffet bis zum traditionellen Erdsau-Essen aus dem Erdofen. Wer nach dem Fest nicht mehr heimfahren möchte, übernachtet im Gästehaus der Alm, im Chalet „schiefe Alm“ oder im Bellevue Hotel im Ort, inklusive Shuttleservice.

5. Industrie Loft im Gusswerk – Urban Chic für großzügige Feiern

Ebenfalls im Gusswerk, aber mit noch mehr Fläche: Das Industrie Loft bietet auf restaurierten Industrieflächen Platz für bis zu 400 Personen und lässt sich dank mehrerer Ebenen und Galerien vielseitig bespielen –  von der Cocktailparty bis zum Event mit DJ und Showact. Die Location ist sogar mit Fahrzeugen befahrbar, was sie zusätzlich für Produktpräsentationen interessant macht. Cateringbereich, Backoffice, Barbereich und Außenbereich sind vorhanden, die Location ist barrierefrei und voll klimatisiert. Auch hier stehen Ihnen 150 kostenlose Parkplätze direkt vor der Tür zur Verfügung, ebenfalls mit Platz für Reisebusse.

Salzburgs Eventszene zeigt Vielfalt und Klasse

Von hochmodernen Eventflächen über stilvolle Lofts bis zu traditionsreichen Almhütten. Salzburg und seine Umgebung bieten Locations für praktisch jeden Anlass und Anspruch. Wenn Sie ein Sommerfest planen, empfehlen wir eine frühzeitige Anfrage, denn die Nachfrage nach diesen Locations ist groß. Gerne beraten wir Sie, welche davon am besten zu Ihrer Veranstaltung passt.

Let’s celebrate the sunny side of Salzburg!

Sie eröffnen ein neues Büro, feiern ein Firmenjubiläum oder wollen mit einer kleinen, aber feinen Veranstaltung Ihre Marke ins richtige Licht rücken? Vielleicht denken Sie: „So etwas machen wir selbst. Eine Eventagentur lohnt sich bei unserer Größe doch nicht.“ Doch genau das ist ein Trugschluss. Denn gerade bei kleinen Unternehmen kommt es auf jedes Detail an. Ihr Event ist Ihre Visitenkarte und oft der erste Eindruck, den Kunden, Partner oder die Presse von Ihnen erhalten.

Kleine Events – große Wirkung

Ob Boutique-Eröffnung, Kanzlei-Launch oder Networking-Abend im neuen Showroom: Solche Veranstaltungen sind mehr als nette Gesten. Sie sind strategische Maßnahmen zur Markenbildung, zur Kundengewinnung und zur emotionalen Bindung Ihrer Zielgruppe. Sie schaffen Nähe, Vertrauen und Sympathie – für Ihre Marke, Ihre Werte, Ihr Team.

Und dafür gibt es keine zweite Chance. Eine Eventagentur sorgt dafür, dass dieser Moment professionell geplant, hochwertig inszeniert und perfekt auf Ihre Zielgruppe abgestimmt ist –  ganz gleich, ob Sie 20 oder 200 Gäste erwarten.

Was wir besser können als Google-Listen & To-do-Zettel oder auch die KI

Viele Unternehmer:innen sind Multitalente – aber Eventmanagement ist eine ganz eigene Disziplin. Eine gute Agentur bringt Know-how, Erfahrung, Kontakte und ein Gespür für Atmosphäre mit, das den entscheidenden Unterschied macht. Hier einige Punkte, bei denen wir als Agentur Ihre Veranstaltung nicht nur unterstützen, sondern auf ein ganz neues Level bringen:

• Konzeption & Ideenfindung: Statt einer Standard-Feier entwickeln wir mit Ihnen ein individuelles Eventkonzept, das Ihre Marke widerspiegelt und Gäste begeistert – ob mit einem kreativen Motto, einem thematisch abgestimmten Rahmenprogramm oder einer cleveren Storyline.
• Effiziente Planung: Von Locationauswahl über Catering bis zu Technik und Dekoration – wir behalten alle Fäden in der Hand. Das spart Ihnen Zeit, Nerven und sorgt dafür, dass kein wichtiges Detail übersehen wird.
• Netzwerk & Einkaufsvorteile: Durch unsere Partnernetzwerke profitieren Sie von Sonderkonditionen bei Dekoration, Technikdienstleistern oder Caterern – die Endsumme ist oft günstiger, als wenn Sie alles selbst organisieren.
• Design & Branding: Wir wissen, wie man Ihre Marke sichtbar macht – subtil, geschmackvoll und mit Wirkung. Ein Event ist immer auch Markenkommunikation.
• Emotion & Dramaturgie: Wir gestalten Momente, an die man sich erinnert. Vom Empfang bis zum Abschied – Atmosphäre ist kein Zufall, sondern das Ergebnis guter Planung.
• Reibungsloser Ablauf: Während Sie mit Ihren Gästen feiern, halten wir im Hintergrund alles am Laufen. Ohne Stress, ohne Pannen, mit Plan B in der Tasche.

Zeitersparnis: Wer hat schon nebenbei Zeit für ein Event?

Ein Event zu planen bedeutet: Dienstleister anfragen und vergleichen, Caterer koordinieren, Technik organisieren, Zeitpläne erstellen, Lieferanten abstimmen – und am Tag selbst alles im Blick behalten, während man eigentlich Gastgeber:in sein möchte. In größeren Unternehmen übernehmen das ganze Abteilungen. Als Selbstständige:r, Kanzlei oder kleines Team haben Sie diese Ressourcen in der Regel nicht und Ihr Tagesgeschäft läuft ja trotzdem weiter. Genau hier setzen wir an: Wir nehmen Ihnen die Organisation komplett ab, damit Sie sich weiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, statt Wochen damit zu verbringen, Angebote einzuholen und Details zu koordinieren. Und am Tag der Veranstaltung selbst sind Sie Gastgeber:in, nicht Eventmanager:in – wir kümmern uns darum, dass im Hintergrund alles läuft. Und das immer mit einem Plan B!

So läuft die Zusammenarbeit ab

Gerade wenn Sie noch nie mit einer Eventagentur gearbeitet haben, stellt sich schnell die Frage: Wie viel Aufwand kommt eigentlich auf mich zu? Die Antwort: deutlich weniger, als Sie denken. Nach einem unverbindlichen Erstgespräch, in dem wir Ihre Ziele, Ihr Budget und Ihre Wunschvorstellung kennenlernen, entwickeln wir ein konkretes Konzept inklusive Kostenvorschlag. Sobald Sie grünes Licht geben, übernehmen wir die komplette Umsetzung. Sie bleiben eingebunden, so viel oder so wenig Sie möchten. Nach der Veranstaltung erhalten Sie von uns eine kurze Nachbereitung, damit Sie wissen, was gut funktioniert hat und was sich für das nächste Mal lohnt. Auch bei kurzfristigen Anfragen sind wir dank unserer eingespielten Partnernetzwerke oft schneller handlungsfähig – ein klarer Vorteil gerade für kleinere, agile Unternehmen.

Muss das teuer sein? Nicht mit uns.

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Eventagenturen nur für große Budgets oder Konzerne arbeiten. Das Gegenteil ist der Fall: Wir arbeiten lösungsorientiert und immer angepasst an Ihre Möglichkeiten. Ob kleines Budget oder großer Auftritt: Wir holen das Maximum raus. Manchmal sind es kreative Ideen, clevere Lösungen oder der gezielte Einsatz von Highlights, die ein kleines Event ganz groß wirken lassen.

Unsere Versprechen:

• Transparente Angebote
• Klar kalkulierte Pakete oder modulare Einzelleistungen
• Hochwertige Umsetzung auch bei kleinen Budgets
• Keine Kompromisse bei Stil und Atmosphäre

Für wen sind die eventer die richtige Wahl?

• Für Start-ups mit viel Herzblut, aber wenig Zeit
• Für Boutiquen & Concept Stores, die mit ihrer Eröffnung punkten wollen
• Für Kanzleien, Berater:innen & Praxen, die Seriosität und Stil verbinden möchten
• Für Architekturbüros & Kreativfirmen, die visuell beeindrucken wollen
• Für Dienstleister, die mehr als nur „Brötchen & Sekt“ bieten wollen
• Für Immobilienunternehmen, die Objekte emotional präsentieren möchten

Wir verstehen, dass jedes Unternehmen – unabhängig von der Größe – Anspruch auf ein hochwertiges Event hat. Und wir wissen, dass gerade kleinere Unternehmen mit Persönlichkeit und Handschlagqualität überzeugen wollen. Wir helfen Ihnen, genau das zu zeigen.

Wenig Aufwand – große Wirkung

Sie müssen kein Großunternehmen sein, um ein stimmiges Event auf die Beine zu stellen. Sie müssen nur die richtigen Menschen dafür engagieren.

Wir gestalten zum Beispiel:

• Einladende Empfangsbereiche mit Stil, Statement & Story
• Atmosphärische Lichtkonzepte, die Ihre Räume transformieren
• Catering, das nicht nur satt macht, sondern begeistert – von Flying Snacks bis Champagner-Empfang
• Passende Musik oder DJ – je nachdem, wie viel Energie Sie möchten
• Branding-Details, die Ihre Marke sichtbar machen: Menükarten, Leitsysteme, Give-aways,…
• Fotopoints oder kleine Aktivierungen, die Erinnerungen schaffen

Content für danach: Fotos, Social Media & PR

Ein gutes Event endet nicht mit dem letzten Gast. Gerade für kleinere Unternehmen ist die Veranstaltung oft auch eine Content-Quelle: hochwertige Fotos für Ihre Website und Social-Media-Kanäle, O-Töne oder kurze Videoclips, die sich für Instagram und LinkedIn eignen, oder Material für die lokale Presse. Auf Wunsch organisieren wir professionelle Foto- oder Videografie direkt mit, sodass Sie im Anschluss nicht nur ein gelungenes Event, sondern auch Material für Ihre Kommunikation der nächsten Wochen in der Hand haben.

Das Ergebnis? Ihre Gäste fühlen sich willkommen, Ihre Marke bleibt in Erinnerung, und Sie wirken von Anfang an professionell ohne übertrieben zu wirken.

Warum die eventer?

Weil wir Events mit Leidenschaft, Herzblut und einem Blick für die Menschen dahinter gestalten. Unsere Stärke liegt darin, zuzuhören, zu verstehen und aus Ihren Ideen ein authentisches, maßgeschneidertes Event zu entwickeln, das wirkt. Persönlich. Professionell. Punktgenau.

Der Tag startete mit unterschiedlichen Incentive-Stationen, darunter Breathwork, Graffiti und weitere gemeinsame Aktivitäten. Wir führten die Teams durch die einzelnen Programmpunkte und sorgten für einen reibungslosen Ablauf. Bei traumhaftem Wetter konnten die Teilnehmer im Freien Neues ausprobieren, gemeinsam kreativ werden und ihren Zusammenhalt stärken. Von der ruhigen Konzentration bei den Atemübungen bis zur spontanen Kreativität an der Graffitiwand deckte das Programm bewusst ein breites Spektrum ab.

Nach den Aktivitäten verwandelte sich die gesamte Stiegl-Brauwelt in eine italienische Piazza an der Amalfiküste. Üppige Blumenarrangements, Zitronen- und Olivenbäume, mediterrane Dekorationen und lange, festlich gedeckte Tafeln schufen eine authentische Atmosphäre voller Leichtigkeit und Lebensfreude. Der Kontrast zum Nachmittag war bewusst gewählt: aus der aktiven Bewegung im Freien wurde ein ruhiger, stilvoller Rahmen zum Ankommen.

Kulinarisch wurde aufgetischt wie bei „La Nonna“: gemeinsam an langen Tafeln, mit italienischen Köstlichkeiten und viel Zeit zum Genießen, Lachen und Austauschen. Genau dieses gemeinsame Sitzen an einer Tafel statt an einzelnen runden Tischen sorgte für die Nähe, die den Abend geprägt hat.

Eine Top-Coverband begleitete den Sommerabend im Innenhof mit bekannten Klassikern und sorgte schnell für ausgelassene Stimmung. Zu später Stunde verlagerte sich das Fest in die 80er-Jahre-Italo-Disco, wo der DJ die Party endgültig zum Explodieren brachte. Zwei Musikwelten an einem Abend, akustische Coverband und elektronische Disco, verlangten ein durchdachtes Zeit- und Raumkonzept, damit der Übergang stimmig blieb.

Für uns war es eine besonders schöne Herausforderung, Incentive-Programm, Kulinarik, Musik und die gesamte Gestaltung zu einem stimmigen Gesamterlebnis zu verbinden.

Entstanden ist ein unvergesslicher Tag, der Teamgeist, Genuss und italienisches Lebensgefühl perfekt vereinte.

Absolute Empfehlung! Wir haben bereits mehrere Firmen- und Teamevents gemeinsam mit Michael Klotz und seinem Team planen und umsetzen dürfen und waren jedes Mal rundum zufrieden.

Besonders schätzen wir die unkomplizierte, authentische und direkte Kommunikation sowie den wertschätzenden zwischenmenschlichen Umgang.

Wir schätzen es sehr, dass individuelle Wünsche und Ideen gerne aufgenommen und mit viel Gespür umgesetzt werden – so entsteht jedes Mal ein einzigartiges Event. Die Veranstaltungen sind bestens organisiert, zuverlässig umgesetzt und entsprechen genau dem, was im Vorfeld besprochen wurde. Für uns als Kunden bedeutet das: vor Ort kein zusätzlicher Stress und die Möglichkeit, das Fest gemeinsam mit unserem Team genießen zu können.

Vielen Dank für die großartige Zusammenarbeit – wir freuen uns schon auf das nächste Event!

Andrea Stempfer
Assistentin des Klinikvorstandes

Die Anforderungen an die Qualität der Veranstaltung waren groß, da beide Unternehmen für Erfolg und Perfektion stehen. Ein Jubiläum dieser Größenordnung verzeiht keine halben Sachen. Jedes Detail musste zur Substanz der Partnerschaft passen, nicht nur zur Optik des Abends.

Bevor die erste Tischdecke aufgelegt wurde, stand ein klares Briefing: Was soll dieser Abend bei den Gästen auslösen, und was darf auf keinen Fall passieren? Beide Unternehmen wollten Wertschätzung zeigen, ohne in Pathos abzurutschen. Diese Vorgabe hat jede weitere Entscheidung geprägt, von der Location bis zur Musikauswahl.

Dafür haben wir den rustikalen Zistelstadl, in dem wir unser Konzept „Salzburger Eventalm“ umsetzen, modern und stilvoll ausgestattet. Raus mit dem urigen Mobiliar, rein mit stylischen Brückentischen und edlem Lichtdesign. Der Stadl blieb erkennbar, trug jetzt aber das Gewicht des Anlasses. Genau diese Balance war die eigentliche Herausforderung: Die Location durfte ihren Charakter nicht verlieren und musste trotzdem 20 Jahre Erfolgsgeschichte tragen.

Gestartet haben wir mit einem Aperitif und grandiosem Blick auf die Stadt. Erste Gespräche zwischen Kollegen, die sich sonst nur aus Meetings kennen, entstanden schon hier, noch bevor jemand ans Mikrofon trat. Nach anschließenden wertschätzenden Ansprachen wurde ein regionales Flying Buffet und spritzige Drinks serviert. Kein starres Menü, kein fixer Sitzplatz, sondern Bewegungsfreiheit für alle Gäste.

Durch das moderne Setting fand ein reger Austausch mit tollen Gesprächen statt, da sich alle Gäste frei bewegen konnten. Zwischen Führungskräften beider Unternehmen entstanden genau jene Gespräche, die ein Firmenevent eigentlich leisten soll: kein Small Talk am Stehtisch, sondern echter Austausch über zwei Jahrzehnte Zusammenarbeit.

Ein DJ mit sommerlichen Beats sorgte dann noch für ausgelassene Stimmung. Die Lautstärke blieb bewusst im Hintergrund, genug Energie für die Tanzfläche, genug Ruhe für die Gespräche an den Brückentischen.

Für uns bei die eventer war dieses Fest mehr als ein weiterer Termin in der „Salzburger Eventalm“. Zwanzig Jahre Zusammenarbeit hatten hier zum ersten Mal einen Rahmen, der ihnen gerecht wird. Zwei Unternehmen, die seit 20 Jahren zusammenarbeiten, und ein Abend, der genau das würdigt, ohne es zu überzeichnen.

Die Aufgabe war so klar wie sie selten kommt. PAYBACK wollte seinen 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitten im Arbeitsalltag eine echte Pause gönnen. Keine Pflichtveranstaltung. Kein Programmpunkt, den man abhaken muss. Sondern ein Moment, der sich nach etwas anfühlt.

Über einen Zeitraum von vier Stunden wurden alle Abteilungen eingeladen, kurz durchzuatmen, zusammenzukommen und den Moment zu genießen. Das Format: offen, rotierend, ohne Bühne und ohne Agenda. Jeder kam, wann er wollte. Und blieb, solange er mochte.

Das Konzept orientierten wir am Amalfi-Style: sommerlich, leicht, stilvoll. Die Farbwelt abgestimmt auf die Unternehmensfarben von PAYBACK, das Gesamtbild trotzdem weit entfernt von gewöhnlichem Corporate-Setup. Wer den Raum betrat, sollte nicht an Arbeit denken müssen.

DJ und Live-Sax sorgten für den passenden Klangteppich. Nicht zu laut, nicht zu leise. Musik, die Stimmung macht, ohne das Gespräch zu übertönen. Dazu eine Bio-Eistee-Bar mit verschiedenen Sorten und eine liebevoll gestaltete Candybar als süßes Highlight. Erfrischung, Farbe, ein Lächeln.

So entstand mitten im Arbeitstag eine Atmosphäre, die nach Urlaub schmeckte. Nach Leichtigkeit. Nach Teamspirit, der nicht erzwungen, sondern eingeladen wird.

Das Ergebnis war ein ungezwungenes Come-Together, das gezeigt hat, wie wirkungsvoll Mitarbeitermotivation sein kann, wenn sie ehrlich gemeint und schön inszeniert ist. Kein Budget, das nach Aufwand schreit. Kein Programm, das nach Konzept riecht. Sondern ein Gefühl, das bleibt.

Denn manchmal braucht es gar nicht viel. Nur den richtigen Moment, ein stimmiges Konzept und die klare Botschaft an alle, die jeden Tag ihr Bestes geben: Heute geht es einmal um euch.

Genau dafür sind wir da.