Für wen planen Sie Ihre Weihnachtsfeier eigentlich?
Dieser Blog richtet sich bewusst an Geschäftsführer, Firmeninhaber und Führungskräfte. Nicht, um mit dem Finger auf Fehler zu zeigen. Sondern um sie möglichst früh zu verhindern.
Es ist Anfang Oktober und Weihnachten steht schon vor der Tür. Haben Sie Ihre Weihnachtsfeier schon gebucht?
Wenn ja: Wie sind Sie dabei vorgegangen? Haben Sie darüber nachgedacht, was Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirklich wichtig ist? Wer kümmert sich in Ihrem Unternehmen um die Planung? Und hat diese Person neben ihrem eigentlichen Beruf überhaupt genügend Zeit dafür?
Denn eine Weihnachtsfeier ist mehr als gutes Essen, ein paar Getränke und Musik. Sie ist ein Dankeschön an Ihr Team. Und Ihre Mitarbeiter merken sehr genau, ob dieser Abend wirklich für sie geplant wurde, oder ob er nur ein weiterer Pflichttermin im Firmenkalender ist.
Aus unserer Erfahrung sind es vor allem diese sieben Fehler, die immer wieder passieren.
1. Die Feier wird geplant, ohne an das Team zu denken
Oft entscheidet eine kleine Runde darüber, was „sicher allen gefällt“. Natürlich können Sie nicht jeden Wunsch erfüllen. Aber Sie sollten wissen, für wen Sie planen.
Wie setzt sich Ihr Team zusammen? Was passt zu Ihrer Unternehmenskultur? Wollen Ihre Mitarbeiter tanzen, miteinander reden oder gemeinsam etwas erleben? Was wird serviert? Es sind so viele Details, die den Erfolg einer Weihnachtsfeier ausmachen können.
Wertschätzung zeigt sich nicht darin, möglichst viel Geld auszugeben. Sie zeigt sich darin, dass Ihre Mitarbeiter spüren: Dieser Abend wurde für uns gemacht.
2. Die Planung beginnt zu spät
„Wir kümmern uns im Herbst darum.“
Viele denken, für eine Weihnachtsfeier im Dezember klingt das rechtzeitig. Für beliebte Termine, besondere Locations und gute Dienstleister ist es aber oft zu spät.
Wer spät beginnt, sucht nicht mehr nach der besten Lösung. Er nimmt, was noch verfügbar ist. Der Wunschtermin ist vergeben, die Location liegt weiter entfernt oder der passende DJ hat bereits einen anderen Auftrag.
Termin, Gästezahl, Budgetrahmen und die gewünschte Richtung sollten deshalb früh geklärt werden. Die Details können danach immer noch entwickelt werden.
3. Die Organisation wird einfach in der Firma zugeteilt
Häufig übernimmt eine Assistentin, jemand aus dem Marketing oder eine Mitarbeiterin aus dem Personalbereich die Weihnachtsfeier – zusätzlich zu allen anderen Aufgaben, die sie täglich hat.
Dabei wird unterschätzt, wie viel Zeit eine professionelle Planung tatsächlich benötigt: Locations vergleichen, Angebote einholen, Rückfragen beantworten, Menü und Technik abstimmen, Teilnehmer verwalten und den Ablauf koordinieren.
Fragen Sie sich deshalb ehrlich: Hat die beauftragte Person ausreichend Zeit dafür? Besitzt sie die notwendige Erfahrung? Und soll sie am Abend selbst mitfeiern, oder permanent für Dienstleister und Kollegen erreichbar sein?
Eine Weihnachtsfeier nebenbei zu organisieren, funktioniert nur, solange nichts Unvorhergesehenes passiert.
4. Niemand klärt, was die Feier bewirken soll
Soll Ihre Weihnachtsfeier einfach ein gemütlicher Jahresabschluss sein? Möchten Sie Ihrem Team Danke sagen, Erfolge feiern oder neue Mitarbeiter besser integrieren?
Diese Frage beeinflusst den gesamten Abend.
Fehlt ein klares Ziel, werden einzelne Bausteine gebucht, weil sie für sich gut klingen: eine Fotobox, ein Showact, eine Tombola und vielleicht noch ein Teambuilding. Am Ende ist viel passiert, aber nichts hat richtig zusammengepasst.
Nicht jede Feier braucht ein großes Motto. Aber sie braucht eine Idee davon, wie sich der Abend anfühlen soll und was Ihre Mitarbeiter davon mitnehmen sollen.
5. Die Location wird nach schönen Bildern ausgewählt
Auf den Fotos sieht alles perfekt aus. Erst später zeigt sich, dass die Garderobe zu klein ist, die Bar ungünstig liegt oder die Musik wegen der Nachbarn früh beendet werden muss.
Eine Location muss nicht nur gut aussehen. Sie muss funktionieren.
Wie kommen Ihre Mitarbeiter hin und wieder sicher nach Hause? Wo entstehen Wartezeiten? Passt die Akustik? Gibt es genügend Platz für Catering, Technik und Programm? Und kann die gewünschte Atmosphäre dort überhaupt entstehen?
Die richtige Location muss alle Anforderungen erfüllen, um Ihrer Feier gerecht zu werden. Und das soll die Assistentin entscheiden?
6. Das Budget wird an den falschen Stellen eingesetzt
Location, Essen und Getränke sind kalkuliert. Und plötzlich wird die Feier deutlich teurer als gedacht. Denn dann kommen Technik, Licht, Mobiliar, Personal, Musik, Dekoration, Reinigung und Transport dazu.
Ein hohes Budget garantiert noch keine gute Weihnachtsfeier. Entscheidend ist, wie es eingesetzt wird. Eine teure Location bringt wenig, wenn danach bei Personal, Licht oder einem reibungslosen Ablauf gespart werden muss.
Deshalb sollte von Anfang an der gesamte Abend betrachtet werden. Wo entsteht für Ihre Mitarbeiter ein echter Mehrwert? Und welche Ausgabe klingt zwar beeindruckend, trägt aber wenig zur Stimmung bei?
7. Am Abend selbst ist niemand für das Ganze verantwortlich
Das Restaurant kümmert sich um das Essen. Der Techniker um den Ton. Der DJ um die Musik.
Aber wer behält den gesamten Abend im Blick?
Wer reagiert, wenn sich der Empfang verzögert, eine Rede länger dauert oder ein Shuttle ausfällt? Wer stimmt Catering, Technik und Programm aufeinander ab?
Fehlt eine klare Veranstaltungsleitung, landet diese Aufgabe meistens bei jener Person, die intern organisiert hat. Sie telefoniert, beantwortet Fragen und löst Probleme – während alle anderen feiern.
Genau deshalb braucht es jemanden, der alle Bereiche verbindet, Entscheidungen trifft und bereits einen Plan B hat, bevor er gebraucht wird.
Und? Ist Ihre Weihnachtsfeier wirklich gut vorbereitet?
Nicht jede Weihnachtsfeier braucht eine Eventagentur. Ein gemeinsames Essen mit 15 Personen lässt sich meistens gut intern organisieren.
Je größer das Team, je höher die Erwartungen und je mehr Partner beteiligt sind, desto sinnvoller wird professionelle Unterstützung. Das muss nicht immer die komplette Organisation sein. Manchmal reicht Hilfe bei der Location, beim Konzept oder bei der Koordination am Veranstaltungstag.
Wir möchten Sie mit diesem Blog vor allem zu einer Frage bringen:
Können Ihre Mitarbeiter den Abend genießen? Und kann es auch die Person, die ihn für Sie organisiert? Wenn Sie hier zögern, sollten wir darüber sprechen!
Denn eine Weihnachtsfeier ist nicht einfach der letzte Termin des Jahres. Sie ist eine Gelegenheit, Ihrem Team ehrlich Danke zu sagen. Und diese Gelegenheit sollten Sie nicht dem Zufall überlassen.
