Selbst organisieren oder Unterstützung holen? Der 23-Fragen-Check für Ihr nächstes Firmenevent.

Ein Firmenevent selbst organisieren? Natürlich geht das. Die entscheidende Frage ist nur: Wie viel möchten und können Sie tatsächlich selbst übernehmen?

Denn meistens sind es nicht die großen Dinge, die eine Veranstaltung kompliziert machen. Es sind die vielen kleinen Entscheidungen, Abstimmungen und Details dazwischen: Location, Budget, Catering, Technik, Gäste, Zeitplan, Lieferanten und natürlich die Frage, wer sich darum kümmert, wenn am Veranstaltungstag plötzlich etwas anders läuft als geplant.

Mit unserem 23-Fragen-Selbstcheck können Sie ganz einfach prüfen, wie gut Sie für Ihr Event bereits vorbereitet  sind und wo vielleicht noch offene Punkte liegen.

Vielleicht benötigen Sie uns nur für die Location. Für Technik und Catering. Für die Koordination am Veranstaltungstag. Oder Sie möchten die gesamte Planung und Umsetzung abgeben.

Finden Sie heraus, was Sie selbst gut abdecken können und wo professionelle Unterstützung Ihnen Zeit, Aufwand und unnötigen Stress ersparen kann.

Beantworten Sie die folgenden 23 Fragen einfach mit Ja oder Nein. Am Ende sehen Sie auf einen Blick, wo Ihr Event bereits gut aufgestellt ist und bei welchen Punkten es sich lohnt, eventuell doch unsere Unterstützung anzufragen.

ziel & budget Was die Veranstaltung kosten darf und was sie erreichen soll.

01Haben Sie das konkrete Ziel Ihrer Veranstaltung schriftlich festgehalten (z. B. Kundenbindung, Teammotivation, Markenbild)?

02Ist Ihr Budget so kalkuliert, dass auch unvorhergesehene Zusatzkosten gedeckt sind?

03Haben Sie überschlagen, wie viele Arbeitsstunden Ihr Team bereits in die Organisation investiert hat oder noch wird?

04Haben Sie kalkuliert, was diese gebundene Arbeitszeit Ihr Unternehmen tatsächlich kostet?

verantwortung & location Wer entscheidet, und wo findet das Ganze statt.

05Ist klar geregelt, wer im Team während der Veranstaltung die Entscheidungen trifft, wenn etwas nicht nach Plan läuft?

06Haben Sie abgewogen, ob eigene Firmenräume oder eine externe Location für diesen Anlass tatsächlich die bessere Wahl sind?

07Passt die Kapazität der Location wirklich zu Ihrer erwarteten Gästezahl, weder zu eng noch überdimensioniert?

08Passen Location, Dekoration und Auftritt tatsächlich zu dem Markenbild, das Sie nach außen vermitteln wollen?

09Falls in eigenen Räumen gefeiert wird: Ist geklärt, wie der laufende Geschäftsbetrieb davon möglichst wenig beeinträchtigt wird?

10Haben Sie geprüft, ob genügend Parkmöglichkeiten oder eine gute Anbindung für Ihre Gäste vorhanden sind?

lieferanten & ausstattung Alles, was von außen kommt und pünktlich da sein muss.

11Haben Sie mit Caterern und weiteren Lieferanten verbindliche, schriftliche statt nur mündliche Vereinbarungen?

12Wissen Sie, wer kurzfristig einspringen würde, falls ein Lieferant absagt?

13Ist geklärt, welches Mobiliar Sie selbst stellen können und welches angemietet werden muss?

14Ist die Dekoration bewusst auf Motto, Anlass und Markenbild abgestimmt statt nur „hübsch“?

15Ist geklärt, wer während der Veranstaltung professionell Fotos oder Videos festhält, statt dass das nebenbei mit dem Handy passiert?

16Ist die Unterkunft für auswärtige Gäste bereits gesichert, falls eine Übernachtung nötig ist?

gäste & ablauf Der Teil, den Ihre Gäste tatsächlich erleben.

17Haben Sie ein System, mit dem Sie Zusagen, Absagen und Sonderwünsche Ihrer Gäste zentral im Blick behalten?

18Ist der Empfang am Veranstaltungstag so organisiert, dass er auch bei höherem Gästeaufkommen nicht zum Nadelöhr wird?

19Sind neben dem offiziellen Programm bewusst Momente für echten Austausch zwischen den Gästen eingeplant?

20Ist geklärt, wer Auf- und Abbau übernimmt und wie viel Zeit dafür realistisch eingeplant ist?

21Ist geregelt, wer nach der Veranstaltung die Reinigung der Räume übernimmt?

plan b Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert.

22Haben Sie eine schriftliche Rückfallebene, falls Technik, Catering oder Location am Veranstaltungstag ausfallen?

23Ist geklärt, wie mit Schlechtwetter umgegangen wird, falls Teile der Veranstaltung im Freien stattfinden?